تحدثنا في جرعاتٍ سابقة عن مأسسة عمليات الأعمال في الشركة مهما كانت طبيعة النشاط (رابط المقال). جزءٌ آخر مهمٌ من المأسسة هو مأسسة اجتماعات العمل الدورية والتأكد من كفاءتها و فاعليتها (ضبط الوقت والمخرجات)، وهو يوفر أيضاً مستنداً قياسياً يُستخدم في تأهيل الموظف المستجد.

فيما يلي بعض الأسئلة التمهيدية التي تساعدك على تطوير ومأسسة اجتماعٍ يتسم بالكفاءة والفعالية:

1. هل نحن بحاجةٍ حقاً إلى هذا الاجتماع؟
   دور الموظف الأساسي هو تنفيذ المهام وليس حضور اجتماعاتٍ تستهلك وقتَه. يَسهُل على المدراء طلب تنظيم اجتماعاتٍ متنوعة دون التفكير بمدى انشغال الموظفين أو وجود حاجةٍ حقيقية للاجتماع. لذا، اسأل نفسك أولاً:

• • هل هذا اجتماعٌ لاتخاذ قرارات أم لمشاركة معلوماتٍ دورية يمكن إرسالها على هيئة تقرير؟

  • هل نحن بحاجة إلى المناقشة أم يمكن الاستعاضة مثلاً بتقريرٍ معلوماتي وملفٍ مشترَك يتم إدخال البيانات فيه من قِبَل الأعضاء؟

  • هل هناك اجتماعٌ بديل تتقاطع أجندته مع هذا الاجتماع؟

  • هل جميع الحضور مشاركون في كامل الأجندة أم أنه اجتماعٌ يمكن تجزئته إلى اجتماعاتٍ أو اتصالاتٍ فرديةٍ قصيرة؟

2. هل الحضور مخولون باتخاذ القرارات؟ 

لضمان اجتماعٍ فعال لا يكون مجرد قناةٍ لتمرير الطلبات وخلق متابعاتٍ غير ضرورية، احرص على حضور أصحاب القرار، فأنت لست بحاجة إلى مندوبين في اجتماعات العمل.

3. ما هي الأجندة؟ 

قد يبدو الأمر بديهيا، ولكنَّ العديد من الاجتماعات لا تملك أجندةً مفصَّلة، وبعضها يتحول إلى مناقشاتٍ عامة، أو لا يعود لأجندتها أهميةٌ حقيقية مع تغير الظروف (كأتمتة بعض العمليات، أو حل مشكلةٍ مزمنة).

4. كم الوقت المطلوب بالفعل؟ 

ساعةٌ واحدة، هذا هو الجواب المعتاد عند تحديد وقت الاجتماعات. ولكنْ، هل فكرت بكل بندٍ في الأجندة وكم يحتاج من وقتٍ فعلاً لبحث تفاصيله؟ هل تكفي نصفُ ساعة بدلاً من ساعةٍ كاملة؟

5. ما هي المهام التحضيرية وأدوات العمل؟ 

حدد بالتفصيل ما يجب إنجازه مسبقاً ومِن قِبَل من. يشمل ذلك كمثال تحديثَ ملفات، وإعدادَ تقارير، وأيَّ أمورٍ لوجستية حساسة.

حدد أيضاً الأدوات (الملفات ولوحات البيانات وغيرها) التي ستسخدمها في الاجتماع.

أخيراً: طوِّر دليلَ اجتماعٍ قياسي 

يقتضي أيُّ إجراءٍ قياسي توثيقَه في دليلٍ قياسي يشكل مرجعاً للجميع. مرفقٌ أدناه نموذجٌ لدليل اجتماع قياسي يمكنك الاستعانة به.

لتحميل النموذج: (اضغط هنا)