كيف أفهم ما يجري في قسمي؟
 

تحدثنا في نشرة سابقة عن أهمية إنشاء دليل إجراءات تشغيل قياسية (اضغط هنا) وما الذي يجب أن يحتوي عليه هذا الدليل.
في هذه النشرة، سنرجع خطوة إلى الوراء.  

أين تقف اليوم؟

قبل أن تطور أي عملية، وكي يكون تطويرك فعّالاً وواقعياً لابد لك من فهم الوضع الحالي بدقة ووضوح. 
لذا سنناقش هنا الخطوة التي تسبق إنشاء إجراءات التشغيل القياسية، وهي مسح العمليات القائمة حاليّاً (Process Mapping.( 

ورشة مسح العمليات حسب الوضع القائم As Is Process Mapping

يتم مسح العمليات القائمة من خلال ورشة عمل تهدف إلى توثيق كافة المهام التي يتم تنفيذها في القسم بشكل مفصّل للخروج في النهاية بمجموعة عمليات واضحة ومخطّط سير مفصل لكل عملية.
المشاركون: يشارك في هذه الورشة بشكل أساسي الأشخاص الذين ينفذون المهام بشكل مباشر كجزء من عملهم اليومي.
مستوى التفصيل: المطلوب هو أن يقوم كل شخص مسؤول عن مهمة بشرحها وكأنه يشرحها لموظف جديد.

يتم من ثم القيام بالخطوات التالية:

1   استخدم أداة  5W2H
هي أداة بسيطة، ولكنها فعالة وشائعة الاستخدام في جلسات مسح العمليات، وتوزيع المهام، وتحليل المشكلات، وهي اختصار للأسئلة التالية: 

 

What ماذا ما الذي يتم تنفيذه؟
Why لماذا لماذا يتم تنفيذ هذا الأمر؟
Where أين أين يتم تنفيذ هذا الأمر؟ (قد يكون إلكترونياً)
When متى متى يتم تنفيذه؟ (في توقيت معين، كبداية كل يوم، أو عند وقوع حدث ما)
Who مَن من المُنفِّذ؟
How كيف كيف يتم تنفيذ الأمر؟ 
How Much كم كم التكلفة المالية أو الوقت التقريبي المطلوب للتنفيذ؟
 

ببساطة، افتح ملف إكسل وفي كل سطر قم بكتابة مهمة واحدة فقط والإجابة على هذه الأسئلة لكل مهمة.

2   صنِّف المهام منطقياً 
عندما لا يكون هناك دليل إجراءات تشغيل قياسية، يكون من الصعب عادة على الموظف فصل المهام التي يقوم بها بشكل عشوائي عن بعضها وتصنيفها ضمن عمليات.
بعد الانتهاء من مسح المهام في الخطوة السابقة، قم بتجميع المهام المترابطة منطقيّاً وتصنيفها ضمن عمليات منفصلة. كمثال: عملية طلب شراء مواد للمكتب (تتضمن كافّة المهام المتعلقة بها)، عملية شراء مستلزمات فعالية تسويقية،…وغير ذلك.

3   ارسم 
الرسم البياني أو خط سير العملية Flow Chart
أخيراً، قم بتحويل المهام في كل عملية إلى خط سير واضح من الخطوة الأولى (البداية) حتى الوصول للممنتج النهائي (النهاية).
خط سير العمليات مهم جداً لكي نسهل تحديد المشكلات وتحليل العمليات بشكل فعّال وعملي، كما أنه مطلوب لشرح العملية لأي شخص خارجي بشكل واضح وسريع.

هذا التمرين الذي قد يبدو في ظاهره بسيطاً قد يكون بمثابة نقلة نوعية في إدراكك لحجم وكم المهام التي تنفذ ضمن قسمك ومدى تشابكها أو حتى تكرارها دون داعٍ. 

الازدحام اليومي للمهام يوهمنا أحياناً بأننا “نعلم ما الذي يجري”، لكن بمجرد تحديد المهام وتصنيفها ورسم سير العمليات بشكل موثق والنظر إليها من بعيد، قد تكتشف أنك حقاً.. لا تعلم ما الذي يجري في قسمك!

Share This