فجأة ودون سابق إنذار، اضطرّ أحمد إلى ترك عمله، قدّم إليك طلب الاستقالة ورحل.. في الأيام القليلة التالية بدأت تلاحظ الثغرة التي خلّفها وراءه.. لم يعد العمل كما كان سابقاً، بعض الأمور لا يعرف طريقة عملها إلّا أحمد.. وبعض الموظفين لا يتبعون إلّا لأحمد.. عمّت الفوضى في مكان العمل، فما الحل؟

كي لا تقع في هذه الورطة مجدداً، يمكنك وضع خطة بديلة تجنّبك الكثير من عواقب ترك الموظف لعمله لأي سبب كان. وتسمّى هذه العملية بـ “تخطيط التعاقب الوظيفي” أو “الإحلال الوظيفي”.

تخطيط التعاقب الوظيفي: هو استراتيجية تمكّنك من اكتشاف وتحديد الأشخاص القادرين على أن يكونوا قادة مستقبليين في الشركة والعمل على تطويرهم، ولا يقتصر ذلك على الإدارات العليا فقط، بل يشمل جميع المستويات. وبذلك تكون الشركة قادرة بحال تقاعد أو استقالة أو إقالة أو ترقية أو حتى وفاة أحد القادة الحاليين على تعيين الشخص البديل في المنصب الشاغر بشكل فوري وسلس.

تتضمن عملية التخطيط هذه 4 مراحل أساسية وهي:

 

المرحلة الأولى: تحديد المناصب الحرجة:

في بعض الأحيان يكون من السهل معرفة ما إذا كان الموظف سيترك عمله أو يتقاعد أو ستتم ترقيته أو إقالته، وبالتالي يكون من السهل تحديد من سيحلّ محلّه، ولكن في أحيان أخرى يكون الأمر فجائياً (وفاة أو ظروف عائلية). من هنا تأتي أهمية التخطيط المسبق وتحديد أهم الأدوار في الشركة والتي من الممكن أن يتزعزع بغياب شاغلها سير العمل.

كيف يمكنني تحديد هذه الأدوار؟ يمكن تحديد هذه الأدوار عن طريق ملاحظة ودراسة تأثير الموظفين (وبالتالي تأثير غيابهم) على سير العمل اليومي. كلما كان هذا التأثير أكبر كلما كان المنصب حرجاً أكثر.

 

المرحلة الثانية: دراسة متطلبات المنصب: 

بعد أن تم تحديد المناصب الحرجة، ستقوم بتفصيل متطلبات كل منصب على حدى: ما المهارات التي يلزم أن يتمتع بها شاغلها؟ وما الخبرات التي عليه أن يمتلكها؟ ما الصفات الشخصية التي يجب أن يحملها؟
وضْع قائمة بجميع متطلبات المنصب من مهارات شخصية وتقنية سيساعدك على اختيار المرشح الأنسب والعمل على تطويره بما يتوافق مع هذه المتطلبات.

 

المرحلة الثالثة: تحديد المرشحين المحتملين لاستلام المنصب:

ابحث عن الأشخاص الذين تتوفر لديهم المؤهلات الأساسية لاستلام المنصب. لا تستبعد الموظف لمجرد أنه ليس التالي بحسب مكانه في الهيكل التنظيمي الحالي. ولا تعتمد على رأيك ونظرتك الشخصية الأولى، فقد لا يرغب المرشح الأول الذي تفكّر به باستلام المنصب، لذا عدّد خياراتك.
 يمكن أن يكون المرشح المحتمل موظفاً في القسم نفسه، أو في قسم آخر ولكنه يحمل الصفات القيادية وحس المسؤولية والرغبة والقدرة على التعلم. كما يمكن أن يكون الاستقطاب خارجياً حيث تعمل على جذب موظف آخر تراه مناسباً من خارج الشركة.

 

المرحلة الرابعة: التدريب والتأهيل: 

بعد تحديد قائمة بالمرشحين المحتملين، واختيار الشخص الأنسب بينهم والذي يرغب بتولي المنصب، وبعد تحديد جميع المتطلبات اللازمة لشغل المنصب يمكنك البدء بعملية التدريب والتأهيل، وذلك بوضع خطة تدريبية لتطوير مهاراته الشخصية والتقنية الضرورية لإشغال المنصب والتي تم تحديدها مسبقاً في المرحلة الثانية.
لا تنسَ أهمية التوثيق خلال المراحل الأربعة بأكملها: وثّق كتابياً المناصب الحرجة ومتطلباتها، المرشحين المحتملين، مناصبهم الحالية، المناصب التي تم ترشيحهم لملئها، المهارات والخبرات التي يمتلكونها والبرامج التدريبية التي يحتاجونها. 
جنّب فريقك الوقوع في الفوضى، قم بحماية سير العمل من التزعزع وخطّط بشكل فعّال لتعاقب وظيفي ناجح.