تعاني الكثير من المشاريع من التعثر أو سوء الأداء من غير سببٍ واضح (نقص في الميزانية أو الوقت أو الموارد مثلاً). ولكن غالباً ما يكون السبب الحقيقي في التعثر هو ببساطة: عدم وضوح الأدوار.

 

كيف يحدث الخلط في الأدوار؟

لا يبدأ أي مشروع من غير وجود فريقٍ يتم “نظرياً” توزيع المهام عليه منذ البداية. لماذا إذاً نتفاجأ بعد مرور مدة بحدوث مشاكل وخلافات وإلقاء اللوم المتبادل، أو بالتقصير والتعثر؟

 

توزيع الأدوار بشكلٍ فضفاض غيرِ مفصَّل:

يقوم مدير المشروع أحمد بتوزيع الأدوار خلال أول اجتماعٍ لإطلاق المشروع كالتالي:

“رشا ستتواصل مع العميل، وخالد ونوف سيقومان بجزئية الدراسة والبحث ومن ثم يسلّمان المحتوى الكتابي للفريق الإبداعي (سناء وأحمد)، ويُسلم المحتوى الخاص بالفيديوهات لفريق الإنتاج (باسم ويحيى وسارة)، والمحتوى الخاص بالموقع الإلكتروني لفريق التصميم. وسيتم تدقيق المحتوى قبل إنتاجه أو تصميمه من قبل شركة التدقيق “س” التي يتعامل معها الفريق عادة.”

بعد مرور مدة، يتفاجأ فريق الإنتاج بأنَّ المحتوى الذي وصله يخالف التصور الذي تمت مناقشته منذ البداية. ويتفاجأ فريق المحتوى بأن فريق البحث اتخذ قراراتٍ لم يراعِ فيها توجهَ الكتابة الإبداعية دون إخبارهم. ويظهر في نهاية المشروع أنَّ التدقيق مليءٌ بالأخطاء بسبب تغير الفريق لدى الشركة المزودة للخدمة.

ولكن المشكلة الكبرى أنه لا يوجد شخصٌ محدد يتحمل مسؤولية “الموافقة على التدقيق” من داخل الفريق.

 

لماذا حصل كل هذا اللبس؟

ما قام به أحمد ببساطةٍ لا يكفي…

تحديد شخص أو مجموعة أشخاص لتولي كلِّ مهمةٍ من المهام ليس كافياً، فلا بدَّ من تحديد الأدوار التفصيلية بشكلٍ لا يترك مجالاً لإغفال إعلامِ شخصٍ مهم بما يجري أو تركِ مهماتٍ دون وجود شخصٍ واحد مسؤولٍ عنها.

وهنا تأتي أهمية “مصفوفة توزيع الأدوار” (RACI).

 

ما هي RACI؟

RACI هي مصفوفةٌ لتوزيع الأدوار والمسؤوليات بشكلٍ تفصيلي، وهي اختصارٌ لـ4 مصطلحات تُعبّر عن 4 أدوارٍ مختلفة يتم تحديدها لكل مهمةٍ من المهام:

• الدور(R) وهو اختصار لكلمة مسؤول (Responsible): الشخص المسؤول عن تنفيذ المهمة.
• الدور(A) وهو اختصار لكلمة خاضع للمساءلة (Accountable): الشخص المسؤول عن التحقق من إتمام المهمة بالشكل الصحيح.
• الدور(C) وهو اختصار لكلمة المستشار (Consulted): الشخص الذي تتم استشارته خلال العمل على المهمة.
• الدور(I) وهو اختصار لكلمة المطَّلع (Informed) : الشخص الذي يجب إبقاؤه على اطلاع على مجريات المهمة.

يتم بناء المصفوفة من خلال: (1) وضع قائمة بالمهام و(2) وضع عمود بجانبها لكل شخصٍ من الفريق و(3) توزيع الأدوار الخاصة بكل مهمة على الأشخاص بحيث يكون لكل مهمةٍ شخصٌ واحد فقط في دور الـ”خاضع للمساءلة” (Accountable)، كالتالي:

في التوثيق السلامة

لابُدَّ من وجود هذا التوزيع للأدوار بشكلٍ مكتوب وموثَّق لدى كافة أعضاء الفريق، ومن المهم المرور عليه معهم والتأكد من إلمامهم بأدوارهم بشكلٍ لا يترك مجالاً للالتباس أو ضياع المسؤوليات لاحقاً.

وبهذا ستنقذك مصفوفة RACI الواضحة والبسيطة من الكثير من التعثرات المحتملة والخلافات التي أنت في غنىً عنها!