بعد شهورٍ من التركيز على إطلاق المشروع ومتابعتِه وتسليمِ المخرجات.. هل تجد أنك تصل إلى خط النهاية منهكاً وتترك الباب خلفك مفتوحاً؟!

إنَّ إغلاقَ مشروعك بشكلٍ رسمي لا يقل أهميةً عن إطلاقه ومتابعته بشكلٍ رسمي.. لماذا؟ 

لأنَّ تركَ المشروع “والبابُ غير مغلقٍ بإحكام” قد يتسبَّب بالكثير من المشاكل، منها مثلاً: رجوعُ العميل بطلباتِ تعديل بعد انتهاء المشروع، أو إغفالُ فواتير معلَّقة، أو تركُ مراحل هامة دون توثيق. ورغم أنَّ الإغلاق الرسمي يعتبر من بدهيات إدارة المشاريع، إلا أنَّه من النادر أن يوضع موضع التطبيق في المشاريع المتوسطة والصغيرة.

مهما كنت منهكاً، خذ نفساً عميقاً وأغلق بابَ مشروعك بإحكامٍ لا يترك مجالاً لأيِّ ثغراتٍ قد تتسبب في “تَورُّطك” مستقبلاً.

إليك بعض أهم الخطوات لإغلاق أي مشروعٍ بشكلٍ رسمي:

1- المرور على كافَّة المخرجات المحدَّدة في وثيقة “نطاق العمل” والتأكد من استلام العميل (وغيره من أصحاب المصلحة) لها والحصول على موافقاتهم الرسمية /توقيعاتهم.

2- إغلاق كافة العقود والفواتير وصرف المبالغ المستحقة.

3- أرشفة كافة الوثائق الخاصة بالمشروع (خطوةٌ مملَّة لكنك ستشكر نفسك عليها في المشروع المقبل).

4- استخلاص الدروس المستفادة من الفريق وتوثيقُها.

5- وأخيراً.. الاحتفال بالإنجازات وإنهاء المشروع بروحٍ طيبة.