تُفاجئنا في بعض الأحيان المنافع التي يمكننا الحصول عليها من استخدام أدوات بسيطة جداً في مجال الإدارة.
في هذه الجرعة سنتحدث عن إحدى هذه الأدوات المستخدمة في مجال الإدارة والتي تسمى “لوحة كانبان”.

ما هو مفهوم كانبان Kanban؟

كانبان هو إطار عمل طُوِّر في الأساس في شركة (تويوتا) في أربعينيات القرن الماضي؛ لزيادة كفاءة عمليات التخزين والإنتاج في المصانع، إلا أنّ فعاليته وبساطته جعلتاه ينتقل من عالم التصنيع إلى مجالات إدارة المشاريع وإدارة عمليات الأعمال.
فكرة كانبان تهدف إلى إدارة تدفق العمل بناء على مبدأ سحب المهام من المنفذين، بدل دفعها نحو فريق العمل وانتظار التنفيذ. يتيح كانبان كذلك الفرصة للجميع؛ لمراقبة كمية المهام وسير تنفيذها باستخدام لوحة كانبان (الحقيقية أو الإلكترونية) والتي تجمع كل المهام الحالية.

لوحة كانبان

تعرض لوحة كانبان جميع المهام ضمن جدول يتكون من الأعمدة التالية: (غير منفذ – قيد التنفيذ – تم التنفيذ)

يمكنك أيضاً أن تضيف عمود “مراجعة” بعد عمود “قيد التنفيذ” حسب طبيعة العملية والاحتياج.
في حال كنت تدير عملية واحدة لعدة عملاء أو مشاريع، يمكن أن تستعيض عن عمود “قيد التنفيذ” بعدة أعمدة توضح سير التنفيذ بشكل مفصل. مثال ذلك: لنفترض أنك تصمم مواقع إلكترونية. يمكن توضيح مراحل التنفيذ بشكل مفصل أكثر في كانبان (تصميم مبدئي، برمجة، كتابة محتوى، ….)، واستخدام ملصق لكل مشروع.

تمثيل المهام على اللوحة

• إضافة ملصق لكل شكوى جديدة يتم تلقيها في عمود “غير منفذ”.
• جعل اللوحة مرئية للجميع.
•  توضيح تصنيف المشكلة على الملصقات، بناء على كود (رمز) متفق عليه مسبقاً.
• إضافة اسم الشخص الذي تسلم حل المشكلة عند انتقالها إلى خانة “قيد التنفيذ”.

فوائد استخدام تقنية كانبان

• يُتاح للجميع رؤية سير العمل، وحجم العمل المنفذ من قبل كل فرد.
• تحديد مواطن تكدس العمل بسهولة.
• تسهيل توزيع المهام.
• تسهيل التواصل مع العملاء الداخليين والخارجيين. ببساطة، ستطلب من طالب الخدمة ملء بطاقة كانبان تحتوي على المعلومات التي تحتاجها، وانتظار دوره! وبمثال آخر، يمكنك في حال وجود مشكلة تمنع تنفيذك للمهمة أن تعيدها إلى خانة “غير منفذ”، أو إلى العميل، عوضاً عن بقائها على جدول أعمالك وتحمل مسؤولية التأخير أمام الإدارة.