أين تقف اليوم؟

ورشة مسح العمليات حسب الوضع القائم As Is Process Mapping

ببساطة، افتح ملف إكسل وفي كل سطر قم بكتابة مهمة واحدة فقط والإجابة على هذه الأسئلة لكل مهمة.

2– صنِّف المهام منطقياً
عندما لا يكون هناك دليل إجراءات تشغيل قياسية، يكون من الصعب عادة على الموظف فصل المهام التي يقوم بها بشكل عشوائي عن بعضها وتصنيفها ضمن عمليات.
بعد الانتهاء من مسح المهام في الخطوة السابقة، قم بتجميع المهام المترابطة منطقيّاً وتصنيفها ضمن عمليات منفصلة. كمثال: عملية طلب شراء مواد للمكتب (تتضمن كافّة المهام المتعلقة بها)، عملية شراء مستلزمات فعالية تسويقية،…وغير ذلك.

3– ارسم الرسم البياني أو خط سير العملية Flow Chart
أخيراً، قم بتحويل المهام في كل عملية إلى خط سير واضح من الخطوة الأولى (البداية) حتى الوصول للممنتج النهائي (النهاية).
خط سير العمليات مهم جداً لكي نسهل تحديد المشكلات وتحليل العمليات بشكل فعّال وعملي، كما أنه مطلوب لشرح العملية لأي شخص خارجي بشكل واضح وسريع.

هذا التمرين الذي قد يبدو في ظاهره بسيطاً قد يكون بمثابة نقلة نوعية في إدراكك لحجم وكم المهام التي تنفذ ضمن قسمك ومدى تشابكها أو حتى تكرارها دون داعٍ.

الازدحام اليومي للمهام يوهمنا أحياناً بأننا “نعلم ما الذي يجري”، لكن بمجرد تحديد المهام وتصنيفها ورسم سير العمليات بشكل موثق والنظر إليها من بعيد، قد تكتشف أنك حقاً.. لا تعلم ما الذي يجري في قسمك!