أنت مدير مشروعٍ محظوظ: لديك ميزانيةٌ ضخمة وضوءٌ أخضر للتعامل مع أيّ مزود خدمة تختاره لتنفيذ المشروع.

 

ما هي الخطوة الأولى التي ستتخذها؟

يتسرع الكثير من مدراء المشاريع أو “يستسهلون” ويبدؤون فوراً في تجميع الـ”عروض” والاتفاق مع مزودِ خدمة دون بذل جهدٍ في التأكد من متطلبات مشروعهم وتوثيقها بشكلٍ واضح.

بما أنني سأوظّف شركةً تعمل تحت إدارتي فلماذا التعب؟ وبما أنني سأختار جهةً واحدةً للفوز بالمشروع فمسؤولية الشركات التنافس والتفكير في ما أريده وإقناعي بحلولهم المقترحة وأنا “حاطط رجل على رجل”. صحيح؟

لا.. تطوير “وثيقة طلب تقديم العروض” من قِبَلك كمدير مشروع هو جزءٌ هام وأساسي وحساس لضمان نجاح المشروع وتوجيهه الوجهةَ السليمة منذ البداية.. والتسرُّع في رمي المشروع على مزود خدمة دون توثيق المتطلبات قد يكون -دون مبالغة- سبباً في فشل المشروع بأكمله!

 

ما هي وثيقة “طلب تقديم العروض” (RFP)؟

هي باختصار وثيقةٌ تصف احتياجات المشروع لمزودي الخدمة وتشمل بشكلٍ أساسي: نطاق عمل المشروع، والمتطلبات، والمعايير التي سيتم على أساسها تقييم العروض، والجداول الزمنية للمشروع، وهيكلية العروض المقدمة وكيفية إرسالها.

تُعامَل هذه الوثيقة كمشروعٍ قائم بحدّ ذاته تُصرف له ميزانيةٌ خاصة تصل إلى مئات ألوف الدولارات في بعض المشاريع الضخمة!

 

لماذا هذه الأهمية؟

1- الاتفاق على التفاصيل: تتطلب عملية تحليل وتوثيق متطلبات المشروع إشراكَ كافة أصحاب المصلحة في نقاشِ المتطلبات بشكلٍ مفصّل والاتفاقَ على صيغةٍ مكتوبة لها، وهي بحد ذاتها خطوةٌ هامة تُهيء فريقَ العمل وتُجنّبك الكثيرَ من الخلافات وطلبات التغيير المستقبلية.

2- توحيد الصيغة: توحيد محتويات العروض التي ستصلك وترتيبها يمكّن فريقك من المقارنة بينها بشكلٍ أفضل.

3- الـ”فلترة”: التفصيل في متطلبات المشروع يجعل الوثيقة بمثابة “فلتر” يحدُّ من استلامك لعروضٍ لا يملك أصحابها الإمكانيات التي يتطلبها مشروعك.

4- الانطباع الأول: هذه الوثيقة هي الانطباع الأول الذي يتركه فريق عملك لدى مزود الخدمة.

ركاكة الوثيقة وضعفُ محتواها إشارةٌ إلى أنهم يتعاملون مع فريقٍ غير ملمٍّ بالتفاصيل وغير مهني، ليتم وضعُك في خانة “العملاء السهلين” والتساهل في تنفيذ مشروعك. والعكس صحيح: استلامهم لطلب تقديم عروض قوي ومفصَّل ومهني هو رسالة لهم بأنَّ الفريق المسؤول عن المشروع من جهة العميل على مستوى عالٍ من المهنية، يعرف تماماً ما يريد و”صاحيلهم”.

لا تتعجل في التواصل مع مزودي الخدمة. اتعب قليلاً في البداية، ثم سلِّم الدفة وتولَّ الإشراف وأنت مطمئن.