تم تعيينك كقائد فريق عمل بعد استقالة القائد القديم.. أجروا معك مقابلتَي عمل وتم تعريفك بشكلٍ سريع على المسؤوليات المطلوبة منك وتوقيع العقد بينكما..
وأنت على رأس عملك في الأيام الأولى لاحظت وجود عددٍ من المهام التي لم يتم إعلامك بأنها تندرج ضمن مسؤولياتك، وأن الوصول إلى الوثائق والأدوات اللازمة للعمل كان صعباً..
بدأت بعد أشهر بالإمساك بزمام الأمور، ولكنك حتى الآن لا تشعر بأنك تملك السيطرة التامة على كافة المعلومات اللازمة لأداء عملك…

كيف كان يمكن للشركة أن تُجنِّبك ذلك؟

تُهمل الكثير من الشركات خطوة تسليم المنصب من موظفٍ لآخر.. وتسليم كافة الوثائق والمعلومات المتعلقة به، ولكنها خطوة في غاية الأهمية حتى يتابع العمل سيره بسلاسة دون فقدان أيٍّ من المعارف المتعلقة به.

كيف يتم تسليم المنصب من شخصٍ لآخر؟

تتعلق هذه العملية بالمنصب الذي يتم تسليمه، بطبيعته ومدى أهميته، ومدى توفر الموظف البديل قبل المغادرة. يمكن اختيار إحدى الطرق التالية أو الجمع بينها وهو الأفضل:
 
الطريقة الأولى: التوثيق المكتوب: وهذه الطريقة مطلوبة أياً كان المنصب وطبيعته، حيث يوثق الموظف الذي سيترك المنصب ملفاتٍ بجميع الملاحظات والمعلومات التي قد يحتاجها الموظف الجديد.
نذكر من أهمها: 

1. وصف المهام اليومية والأنشطة الرئيسية والاجتماعات الدورية (حاول كتابة دليل إجراءات تشغيلٍ مبسَّط ولو كان غير رسمي في حال عدم توفره)
2. وصف فريق العمل ومهامه
3. طريقة الوصول إلى جميع الأدوات والملفات والوثائق المتعلقة بالعمل
4. المشاريع الحالية ووضعها الحالي والتواريخ الهامة المتعلقة بها
5. قائمة بأهم جهات الاتصال، من عملاء ومدراء وأي أصحاب مصلحة آخرين
6. أي مشكلات حالية أو مستقبلية متوقعة

الطريقة الثانية: الاجتماعات:

يمكن أن يتم ترتيب سلسلةٍ من الاجتماعات بين الموظف السابق واللاحق. يتم خلالها التعريف بالعمل وطبيعته وأهم الأمور المتعلقة به، كما تُناقَش فيها أوضاع أفراد فريق العمل. من الجيد أن يحضر بعض هذه الاجتماعات شخصٌ ثالث من الإدارة..

الطريقة الثالثة: على رأس العمل:

قد تحتاج بعض المناصب أن يراقِب الموظفُ الجديد طريقة سير العمل بنفسه، فيقضي بضعة أيام في المراقبة والتعلم عن قرب قبل أن يترك الموظف السابق منصبه.
 
يُثبت تسليمك المنصب بطريقةٍ جيدة تقديرَك للعمل والفريق الذي عملت معه لسنوات. كما يترك انطباعاً حسناً في حال احتجت لاحقاً لأي توصية من الإدارة أو عدت إليهم في المستقبل لطلب الانضمام إلى الشركة مجدداً.