وصلَنا منذ أيام بريدٌ إلكتروني من مديرنا المباشر بعنوان: اجتماعٌ هام..
الاجتماع يوم الثلاثاء الساعة العاشرة صباحاً وهناك 12 شخصاً مدعوون إلى هذا الاجتماع الهام. شعرنا بالقلق من غموض الرسالة، وحضرنا يوم الثلاثاء إلى غرفة الاجتماعات في الساعة العاشرة تماماً، ولكنَّ المدير.. لم يكن متواجداً. عندما وصل بعدها بنصف ساعة، جلسنا نتبادل أطراف الحديث، مضت الساعة الأولى قبل أن يدخل المدير في الموضوع. ثم بدأ يسألنا أسئلةً عامة عن مهامنا وأدائنا.. البعض منا أجاب والبعض لم تسنح له الفرصة للكلام.
 
استغرق الأمر ساعتين تقريباً، والنتيجة من الاجتماع: تبادلنا أطراف الحديث.
 
لا بد أنك واجهت اجتماعاتٍ كهذه من قبل، وتذمرت بعد انتهائها من أنها مجرد مضْيعةٍ للوقت والطاقة. ماذا إذن عن الاجتماعات التي تديرها أنت؟ كيف تضمن أن تقود اجتماعاً فعالاً ومفيداً لا يتحول بعد دقائق من بدايته إلى جلسةٍ للمسامرة؟
 

كي لا تضيع الملاحظات الهامة التي ذُكرت خلال الاجتماع، يمكنك تعيين أحد الحضور لكتابتها ومن ثم إرسالها للباقين بعد انتهائه.. سيتضمن التوثيق التاريخ والوقت وأسماء الحضور، النقاط التي تمت مناقشتها، الملاحظات الهامة، والمهام التي تم توزيعها.
 
رغم بساطة الخطوات السابقة، إلا أن إغفالها يتسبب في الكثير من الوقت والجهد الضائعين وينتج عنه الكثير من التشتت والخلافات وسوء الفهم.