بعد جائحة كورونا، باتت الاجتماعات عن بعد هي الواقع لا الخيار الثانوي، ولأن هذا الأمر يعتبر حديثاً بالنسبة للكثير من هذه الشركات، فالبعض يواجه مشكلات في التأقلم مع هذا النوع من الاجتماع وإدارته بشكل فعال.

كنا قد تحدثنا في جرعة سابقة عن خطوات عقد الاجتماع الناجح وهي خطوات مهمة ومطلوبة إن كان الاجتماع وجهاً لوجه أو عن بعد، ولكن هناك بعض النصائح الأخرى التي يمكن القيام بها بحال كان الاجتماع عن بعد لجعله أكثر فاعلية، نذكر منها:

1- قائمة بالأسئلة: اكتب قبل الاجتماع قائمة بالأسئلة التي سيتم طرحها خلاله، وشاركها مع الحضور ليستطيعوا ترتيب أفكارهم مسبقاً. احرص على ألا تكون الأسئلة غير محددة أو مباشرة.

2- ذكر الأسماء: يساعد ذكر أسماء الأشخاص على إعادة انتباههم إليك ضمن الاجتماع، لا سيما في الاجتماعات الطويلة. كما يساعدك أيضاً أنْ تطلب إجابة على سؤال معين من شخص معين بذكر اسمه.

3- تجنب إحراجهم: قد يقوم الميسر الاجتماع عن غير قصد بإحراج المشاركين عندما يطلب منهم المشاركة بإصرار لاسيما في الأمور التي تتعلق بالأفكار لا بالحقائق، أو كأن يذكر الميسر اسم شخص ما بالتحديد على أنه لم يشارك أبدا في الاجتماع.

4- الاستفادة من وجود الكاميرا: على الرغم من أنّ الصمت في الاجتماعات ليس إدانة، بل هو من حق المشاركين في حال لم تكن لديهم إضافة، إلا أنّ بعض الاجتماعات تستلزم مشاركة الجميع، لذا يمكنك في اجتماعات كهذه تشجيع المشاركين على تشغيل الكاميرا، مما سيمنعهم من الاختفاء وسيزيد من احتمالية مشاركتهم.

5- اقطع لحظات الصمت: عندما تسأل سؤالاً ما ولا تحصل على إجابة وتلاحظ حلول الصمت بعده، فقد حان الوقت للتدخل مجدداً، إما لإعادة السؤال بطريقة مختلفة أكثر سهولة أو للمضي إلى سؤال آخر.

لا تنسَ أن تسأل المشاركين عن أحوالهم الشخصية وصحتهم في الدقائق الخمس الأولى أو الأخيرة.. وتذكَّر أنها محادثة ضمن اجتماع وليست مقابلة أو تحقيقا، كما أنّ للأشخاص الحق في التزام الصمت مالم يكن لديهم إضافة يضيفونها.